テレワーク/リモートワーク/在宅勤務など、柔軟な働き方を導入したくても、成果をあげられるか不安で躊躇していませんか？

厚生労働省や総務省は働き方改革の一環としてテレワークに関するガイドラインを作成し、勤務地や時間にとらわれない自由な働き方として推奨しています。

テレワークを成功させるために、考えられる失敗事例を事前に把握し、最小限の失敗で済むようにどのような対策を取るべきか熟慮することが大切です。

この記事では、テレワークにおける具体的な失敗事例、失敗から学ぶ手放すラボオススメの解決策をご紹介します。

テレワークには、正確な労働時間が判断しにくいデメリットがあります。そのため、人によっては働き過ぎてしまう可能性が出てきます。

社内であれば他の社員の労働時間を気にかけることができますが、テレワークでは労働状況の確認がしづらく、規定の労働時間を大幅にオーバーしていても気付けない恐れがあります。

厚生労働省の『テレワークにおける適切な労務管理のためのガイドライン』においても、労働時間の適正な把握は留意点として挙げられています。労働時間を正確に把握するには、タイムカードやICカード、パソコンの使用時間の記録などが推奨されています。

なお、同ガイドラインにて時間外労働の概念は以下3つの全てに該当する場合は、時間外労働と認めないとされています。

「①時間外等に労働することについて、使用者から強制されたり、義務付けられたりした事実がないこと

②当該労働者の当日の業務量が過大である場合や期限の設定が不適切である場合等、時間外等に労働せざるを得ないような使用者からの黙示の指揮命令があったと解し得る事情がないこと

③時間外等に当該労働者からメールが送信されていたり、時間外等に労働しなければ生み出し得ないような成果物が提出されたりしている等、時間外等に労働を行ったことが客観的に推測できるような事実がなく、使用者が時間外等の労働を知り得なかったこと」

出典：厚生労働省『テレワークにおける適切な労務管理のためのガイドライン』P17

テレワークを検討する前に、そもそも企業風土や社内環境がテレワークに適しているか判断する必要があります。

例えば、業務内容ではなく労働時間で評価するような人事制度、上司の決裁がすべて紙ベースで行われるような社内環境では、テレワークに適しているとはいえません。このような場合にテレワーク導入を検討するなら、まずは人事制度や社内環境の意識改革が求められるでしょう。

在宅勤務の場合、家族が自宅で仕事をすることに対して難色を示すケースがあります。仕事をしている配偶者に気を使ったり、昼食の準備が必要になったりと、家族の負担が増えてしまうのです。

また、小さな子どものいる世帯では、子どもの声や行動に気が散り、仕事に集中できなくなることも考えられます。在宅で仕事をする場合は家族の理解を得ることが不可欠であり、在宅勤務を反対されるような環境では満足いく仕事もできないでしょう。

カフェや図書館などの不特定多数の人が集う公共施設でテレワークする場合は、機密情報の管理によりいっそう気を付ける必要があります。短時間の離席であっても、移動する時は必ず通信機器を持ち歩きましょう。

また、通信機器の画面にプライバシーフィルターを装着したり、なるべく後ろが壁になっている席を選んだりと、機密情報が漏れない工夫が求められます。

テレワーク成功には、コミュニケーションツールの導入が必要です。仕事の情報や進捗の管理ツールを共有することで社員間の意思疎通を図ったり、Web会議システムを利用して顔を合わせたりと、社員同士のコミュニケーションを積極的に推進しましょう。

テレワークでは、社員の仕事ぶりを事細かに把握すること、正確に勤務時間を管理することは困難です。そのため、社員が納得できる適正な人事評価のあり方を考え直す必要があります。

また、仕事の進捗や成果を、「報告・連絡・相談」をしたり、求めたりせずともお互いの仕事の状況が共有ができている状態を作ることが理想です。仕組みを構築したり徹底することは少し時間がかかるかもしれません。

まずは、簡単にできることから始めてみましょう。始業時にはコミュニケーションを取ることと共に、1日の業務予定や気持ちの共有、 終業時には1日の業務報告や達成度や気分を共有するだけでもお互いの状況や状態を把握することができそうです。そうした上で、仕事の進捗や成果による適正な人事評価のあり方を適正にしていくことで、社員の仕事に対するモチベーション向上も期待できるようになるでしょう。